Managementul calitatii

În ultima perioadă, companiile trebuie să facă eforturi considerabile pentru a fi competitive, iar pentru acest lucru, el trebuie să-şi îmbunătăţească calitatea constant. În general , pentru a oferi produse de calitate constitue un întreg proces de erori şi încercări costisitor. Sistemul de relaţii al IMM-urilor cu clienţii este limitat, astfel, acestea sunt direct motivate să implementeze un sistem al calităţii, pentru a satisface cerinţele clienţilor la un nivel cel puţin aşteptat.

Managementul calităţii este o componentă a managementului entităţii. Cerinţele de asigurare a calităţii sunt legale, cât şi ale pieţei.
Cerinţe legale: Siguranţa vieţii, integritatea corporală şi a proprietăţii, securitatea produselor periculoase. Respectarea lor este obligatorie. Au fost stabilite reglementări guvernamentale care solicită verificarea unor produse înainte de a ajunge pe piaţă, examinarea lor fiind conform cerinţelor şi standardelor legale. S-a luat această decizie pentru siguranţa consumatorilor şi a utilizatorilor, dar şi pentru protejarea mediului, a proprietăţii, a vieţii şi a sănătăţii.

În ceea ce priveşte cerinţele pieţei, ne referim strict la consumatori. Aceştia pot impune anumite cerinţe referitoare la produs. Acest lucru reprezintă pentru companie necesitatea de a depunde un efort considerabil pentru a oferi cele mai bune produse, caracterizate prin calitate şi eficienţă, condiţie fundamentală a competitivităţii. Pentru a finaliza acţiunea de achitiţionare, un client ţine cont atât de proprietăţile produsului, cât şi de încrederea faţă de un anumit producător.

Companiile, pentru a genera această încredere, trebuie să implementeze un sistem al calităţii, cu ajutorul căruia să fie controlate continuu procesele interne, astfel încât să se asigure satisfacerea cerinţelor de pe piaţă. Principalele avantaje ale implementării unui sistem de management al calităţii în cadrul unui IMM sunt: ajută organizaţia în vederea satisfacerii clientului cât şi a părţilor interesate şi asigură companiei o structură capabilă de a efectua acţiuni de ameliorare în mod continuu. Cea din urmă este o condiţie esenţială pentru supravieţuirea entităţii, având în vedere competiţia şi progresul tehnologic, schimbarea continuă a nevoilor clienţilor, concurenţa cât mai vizibilă între entităţi. Pentru a putea profita de avantajele oferite de un sistem al calităţii trebuie să se aibă în vedere anumite principii esenţiale: concentrarea pe client, conducerea, implicarea oamenilor, abordarea procesual[, abordarea sistematică a managementului, ameliorarea continuă, abordarea faptică a luării deciziilor, abordarea furnizorului pentru beneficii reciproce.

În IMM-uri, fiind de dimensiuni reduse, este mult mai facil să fie integrat un sistem al calităţii, fiind posibilă implicarea tuturor angajaţilor. De asemenea, datorită unei structuri de organizare simplă, un număr mic de procese se supun managementului calităţii. Având în vedere că potenţialul pe piaţă a întreprinderilor de mici şi mijlocii dimensiuni este redus se poate oferi o atenţie mai specială clienţilor, există o vitală preocupare constantă pentru menţinerea unui relaţii bune cu clienţii, cât şi cu furnizorii.
În general, toate companiile au o modalitate sau un sistem bine stabilit de a-şi conduce afacerile. În cadrul IMM-urilor informalitatea este destul de eficientă, deşi este rareori documentată. În legatură cu lipsa documentaţiilor procedurilor şi proceselor, documentaţia privind calitatea trebuie să fie elaborată pornind de la zero.

Etape în implementarea unui sistem de management al calităţii:

I. Procesul decizional
1. Decizia. Majoritatea companiilor demarează propria cercecetare, decizia fiind luată în urma cercetării asupra riscurilor şi beneficiilor. Se recomandă să fie numită ca responsabil, o persoană cu vaste cunoştinţe în acest domeniu, care a urmat cursuri de pregătire legate de managementul calităţii. Sprijinul şi cooperarea din partea managementului este foarte importantă în implementarea unui sistem de management al calităţii, deoarece lipsa informaţiilor poate cauza neînţelegeri şi conflicte de interese şi viziune. De asemenea, în cadrul acestei etape se iau hotărări cu referire la nivelul de surse exterioare din timupl procesului de implementare.
2. Prima planificare a resurselor. Elementele managementului calităţii sunt comune cu majoritatea părţilor dintr-o entitate, astfel trebuie schiţat un prim plan în ansamblu în care să fie cuprinse resursele necesare. Utilizarea unui sistem de management al calităţii poate fi structurat în mai multe etape care ar trebui estimate din punct de vedere financiar, temporal, atribuind responsabilităţi:
a. De început – culegerea informaţiilor despre procesul de luare a deciziilor, pregătirea personalului, sprijinul consultanţiilor
b. De estimare – identificarea punctelor forte şi slabe
c. De construire a sistemului – manualul de management, crearea planului cu principalele faze şi resurse necesare, documente, identificarea şi descrierea proceselor cheie şi a aspectelor relevante ale calităţii
d. De pregătire – instruirea personalului
e. De îmbunăţire – analiza sistemului, activităţilke de îmbunătăţire
f. De auditare – auditul extern de certificare
3. Consultanţii externi. Companiile pot implementa un sistem al calităţii propriu sau pot apela la diferite surse din exterior, avantajos datorită consultantului cu o mare experienţă de implementare. Cei mai importanţi factori ce pot influenţa decizia de a apela la servicii de consultanţă sunt:
a. Nivelul cunoştinţelor interne - ajutorul dacă există deja un expert în cadrul companiei,
atunci planificarea şi implementarea se pot face cu uşurinţă
b. Resurse umane interne disponbile - unele companii nu au o structură organizaţională amplă, astfel încât nu este posibil să se transfere destulă capacitate de personal către un nou proiect de implementare şi din acest motiv se apelează cu consultanţi externi
c. Resurse financiare - consultanţii externi presupun costuri suplimentare dar în cele mai multe cazuri timpul de amorsare a investiţiei este redus datorită unui sistem eficient de management al proiectului şi cunoştinţelor temeinice despre proiectarea SMC – ducând la economisirea unor sume importante pe termen lung.

II. Prima evaluare
Cele mai folosite instrumente sunt listele de verificare unde sunt înscrise întrebări detaliate despre fiecare element ce urmează a fi urmărit. Acest lucru este uşor de realizat datorită activităţii simple din cadrul IMM-urilor şi documentaţiei mai puţin complexă. De asemenea, trebuie urmărite şi aspectele umane şi procesul de schimbare a operaţiunilor. Managerii entităţii trebuie să fie conştienţi că în perioada de implementare vor exista constrângeri precum atitudinea angajaţilor, aspecte motivaţionale sau experienţa cu alte schimbări.

III. Realizarea planului de implementare şi al ghidului al sistemului de management al calităţii
În cadrul planului sunt menţionate aspectele ce trebuie realizate şi perioada de realizare a acestora. Cuprinde faza de construire a sistemului, faza de instruire, faza de ameliorare şi faza de audit a proiectului de implementare. Pregătirea şi educarea angajaţilor este unul dintre lucrurile cele mai importante, iar în privinţa duratei activităţilor corespunzătoare, unul dintre aspectele cele mai subestimate.
Toate subproiectele şi sarcinile trebuie să aibă o formă foarte scurtă a descrierii scopului:
• Ce este de făcut (dacă este necesar sub forma unei descrieri detaliate)?
• Care este data limită (verifică corelarea cu planul general )?
• Cine trebuie să facă?
• Ce resurse sunt disponibile (personal, bani şi infrastructură)?

IV. Proiectarea sau verificarea proceselor
Un proces reprezintă o însumare de activităţi ce se repetă şi care îndeplinesc anumite criterii: un punct clar de plecare şi de sfârşit (limitele procesului) , factori de contribuţie (input) bine definiţi (material, informaţie, resurse umane, etc.) şi un rezultat (output) clar, furnizori şi clienţi.

Putem identifica trei tipuri de procese:
1. Esenţiale - adaugă valoare, de la definirea unui nevoi a clientului la livrarea bunului sau serviciului
2. De sprijin - procesele esenţiale în mod normal sunt capabile să funcţioneze corespunzător fără o anumită măsură de sprijin
3. De management- activităţi de planificare, conducere şi creare (dezvoltare), precum planificarea strategică sau controlul

V. Implementarea propriu-zisă
Conducerea şi reprezentantul conducerii trebuie să se asigure că fiecare proces şi procedură, care sunt urmate de documente şi formulare folosite în interiorul organizaţiei, sunt conforme. Pe de o parte noile instrumente trebuie să fie furnizate de sistem şi de cealaltă parte utilizatorii trebuie să aibă abilitatea de a lucra cu ele. În mod normal angajaţii sunt informaţi despre sistem înainte, însă acum ei trebuie instruiţi în proceduri şi în folosirea instrumentelor în zonele relevante ale calităţii, activitate facilă în cadrul întreprinderilor de dimensiuni reduse.
Cele mai importante aspecte ce trebuie urmate de managementul întreprinderilor mici şi mijlocii în vederea asigurării unei calităţi dorite:
1. Îmbunăţirea continuă a produselor şi/sau serviciilor oferite
2. Refuzul de a exista întărzieri în procesul de producţie
3. Identificarea problemelor şi îmbunătăţirea proceselor
4. Identificarea oportunităţilor de instruire pentru angajaţi
5. Refuzul de a exista o delimitare între departamente
6. Eliminarea obiectivelor finale reprezentate de cifre
7. Implementarea unui program pentru educarea şi perfecţionarea angajaţilor
8. Crearea unei poziţii de management care să faciliteze înţelegerea şi implementarea unor modificări în structura entităţii, a proceselor

Autor: Alina Jicmon

Bibliografie:
1. "Small Business, Total Quality", N. Huxtable
2. "Directive privind implementarea unui sistem de management al calităţii conform standardelor ISO 9000: 2008 pentru IMM-uri", proiect Instructaj în Sistemele de Management al
Calităţii pentru IMM-uri

Last modified on Saturday, 22 April 2017 15:30

Leave a comment

Make sure you enter all the required information, indicated by an asterisk (*). HTML code is not allowed.

JSN Medis template designed by JoomlaShine.com